Las gerencias del G-9 avanzan en el análisis y protocolos de uso responsable de la IA para optimizar la gestión de sus universidades

• La reunión ha estado precedida por el I Foro de IA y Gestión Universitaria G-9, con la participación de los catedráticos Andrés Marzal y Carlos González
• El Grupo 9 analiza en la EHU cuestiones como la promoción profesional del PTGAS, el trabajo en remoto, los sistemas dinámicos de adquisición, la contratación pública y los próximos presupuestos

La Comisión Sectorial de Gerencias del Grupo 9 de Universidades (G-9) ha celebrado en Bilbao su reunión semestral, con una agenda centrada en algunos de los asuntos que están condicionando actualmente la gestión de las universidades públicas y sus transformaciones: la implantación de herramientas de IA para mejorar y optimizar la gestión universitaria, la progresiva digitalización de los procedimientos administrativos, la organización y promoción de sus plantillas, las nuevas modalidades de trabajo, la contratación y la planificación presupuestaria.

El encuentro, celebrado en el Bizkaia Aretoa de la Euskal Herriko Unibertsitatea (EHU), ha estado presidido por el rector de la Universidad de Oviedo y presidente de la Comisión Sectorial de Gerencias del G-9, Ignacio Villaverde y ha contado, en su sesión de apertura, con palabras de bienvenida del rector anfitrión, Joxerramon Bengoetxea.

Villaverde ha situado el intercambio de experiencias entre universidades como una de las principales utilidades de esta sectorial, especialmente ante problemas de gestión que, aunque se desarrollen en marcos autonómicos y geográficos diferentes, se repiten en buena parte del sistema universitario público. En este contexto, ha defendido la necesidad de incorporar cuanto antes herramientas de IA, particularmente de diseño propio, para optimizar y mejorar la gestión universitaria para hacerla más ágil, flexible y permita que el personal universitario de gestión y administración aplique su talento a tareas más valiosas. También ha subrayado la relevancia de la promoción interna como una herramienta para aprovechar y reconocer la experiencia y el talento acumulados en las propias instituciones. “La promoción interna es una forma de reconocer e incentivar las carreras profesionales para el personal de nuestras universidades y no perder ese talento”, ha señalado durante el encuentro.

I Foro IA y gestión universitaria G-9

La reunión de Gerencias ha enlazado directamente con el I Foro de Inteligencia Artificial y Gestión Universitaria G-9, celebrado durante la mañana del primer día de trabajo, en el mismo escenario y en el que han intervenido Carlos González Morcillo, catedrático de Tecnologías y Sistemas de Información de la Universidad de Castilla-La Mancha y director del Campus Digital Compartido del G-9, y Andrés Marzal Varó, catedrático de Lenguajes y Sistemas Informáticos de la Universitat Jaume I.

El Foro ha permitido trasladar el debate sobre inteligencia artificial desde las posibilidades tecnológicas a una cuestión cada vez más presente en las universidades: cómo incorporarla realmente a los procesos de gestión y con qué recursos humanos hacerlo.

En su intervención, González Morcillo ha incidido especialmente en “la necesidad de avanzar hacia un uso seguro y responsable de estas herramientas, con garantías sobre los datos y sin perder de vista el papel de las personas en los procesos de transformación”. El director del Campus Digital Compartido ha llamado también la atención sobre la velocidad con la que están evolucionando estas tecnologías y sobre la necesidad de que las universidades combinen innovación, capacidad crítica y supervisión humana.

Por su parte, Marzal Varó, catedrático que ha sido también gerente de la Universitat Jaume I, ha situado el principal obstáculo no en la tecnología sino en la falta de rumbo. «No se trata tanto de tener casos de éxito esporádicos como de tener una visión de qué será relevante en tres años», ha afirmado Marzal, frente a un panorama actual de pilotos aislados y de un uso de la IA «en la sombra». El catedrático ha subrayado que el desarrollo de software ha cambiado de forma radical, «el artefacto principal ya no es el código, lo es la especificación», y ha situado el centro de gravedad de la transformación en la información corporativa y en la calidad de las bases de datos universitarias, hoy lastradas por años de deuda técnica. Marzal ha concluido señalando que 2027 será «un año muy intenso» en el que las universidades tendrán que ajustar el rumbo.

Ese debate ha tenido continuidad entre los gerentes. Las universidades han compartido distintas aproximaciones sobre si el desarrollo de nuevas soluciones debe apoyarse prioritariamente en personal propio, convenientemente formado y con tiempo para asumir estas funciones, o requiere incorporar apoyo y conocimiento especializado externo. No menor ha sido la importancia que se le ha dado a las cuestiones de seguridad, protección de datos y uso ético de estas herramientas, en lo que las universidades “debemos liderar en el uso responsable de las herramientas de IA”, señala el rector presidente. Entre las ideas planteadas figura también la conveniencia de identificar dentro de las propias universidades a las personas especialmente implicadas en este ámbito para que puedan actuar como impulsoras de la transformación.

Las personas, en el centro de la gestión de las universidades

Una parte importante de la reunión se ha dedicado precisamente a la gestión de personas. Las universidades han puesto en común sus modelos de promoción interna, el tipo y extensión de las pruebas y temarios y las dificultades para atraer y retener personal cualificado. El debate ha reflejado distintas experiencias sobre cómo facilitar la carrera profesional sin renunciar a procedimientos que garanticen la capacitación necesaria para cada puesto.

También se ha analizado la situación creada tras la extinción del convenio entre la Administración General del Estado y CRUE para la inscripción en el Registro Central de Personal y la necesidad de que las universidades articulen sus propios registros, así como la aplicación de la nueva regulación sobre jubilación parcial del personal laboral.

El trabajo en remoto ha sido otro de los asuntos que ha generado mayor intercambio de experiencias. La EHU ha presentado el plan piloto que prepara para su Personal Técnico, de Gestión y de Administración y Servicios (PTGAS), basado en una evaluación previa de los puestos y que contempla distintas posibilidades en función de las características del puesto y de determinadas circunstancias personales y de conciliación. El contraste entre universidades ha permitido abordar también una cuestión de fondo: cómo vincular estas modalidades de trabajo a objetivos, planificación, evaluación y funcionamiento efectivo de los servicios.

La contratación pública ha ocupado igualmente un espacio destacado en las sesiones de Bilbao. La Universidad de Cantabria ha presentado su experiencia con un Sistema Dinámico de Adquisición (SDA) para la compra de material y equipamiento de laboratorio, un modelo pensado para reducir el recurso reiterado al contrato menor, mejorar la planificación y aumentar la transparencia y trazabilidad de las compras.

La experiencia cántabra ofrece ya datos concretos: a 10 de septiembre, el sistema cuenta con 156 proveedores adheridos, más de 18,3 millones de productos en catálogo y 1.360 pedidos procesados, con un volumen de compra superior a 1,2 millones de euros. Entre enero y mayo de 2026, el número de expedientes de contratación menor se redujo un 47,3 % respecto al mismo periodo del año anterior.

Junto a estas cuestiones, la agenda de las gerencias ha incorporado otros puntos sobre la preparación de los presupuestos universitarios para 2027, la contabilidad analítica, la aplicación de la regla de gasto y los planes económico-financieros, el incremento del precio de la energía, la financiación de residencias universitarias y el impacto económico de las políticas de gratuidad de matrícula.
La Comisión Sectorial ha estudiado una propuesta de Programa de Formación en Alta Dirección Universitaria dentro del Campus Digital Compartido del G-9. El proyecto plantea una formación dirigida a equipos de gobierno en liderazgo, estrategia, gestión de personas, negociación, comunicación, calidad, transformación digital e inteligencia artificial, con una orientación eminentemente práctica.

GRUPO 9 DE UNIVERSIDADES

El Grupo 9 de Universidades (G-9), creado en 1997, está integrado por las universidades que son las únicas universidades públicas generalistas en sus respectivas comunidades autónomas: Universidad de Cantabria, Universidad de Castilla-La Mancha, Universidad de Extremadura, Universitat de les Illes Balears, Universidad de La Rioja, Universidad de Oviedo, Euskal Herriko Unibertsitatea, Universidad Pública de Navarra, Universidad de Zaragoza y Universidad de Murcia.

Además, la Universidad de La Laguna, la Universidad de Cádiz y la Universidad de Jaén, participan como entidades colaboradoras y forman parte del Campus Digital Compartido del G-9.